Als Assistenz erfolgreich sein: 8 praxiserprobte Tipps für den Arbeitsalltag

Die Arbeit als Assistenz (z. B. Executive Assistant, Management Assistenz oder persönliche Assistenz) gilt als anspruchsvoll, weil Aufgaben breit gefächert und Prioritäten oft dynamisch sind. Gleichzeitig bietet die Rolle die Chance, Abläufe spürbar zu verbessern und Führungskräfte wirksam zu entlasten. Entscheidend ist ein klares Rollenverständnis: Die Kernaufgabe besteht darin, die Führungskraft dabei zu unterstützen, zuverlässig gute Ergebnisse zu erzielen und professionell aufzutreten.

Die folgenden acht Tipps helfen dabei, im Assistenzjob nicht nur „mitzuhalten“, sondern nachhaltig erfolgreich zu arbeiten – mit Fokus auf Zusammenarbeit, Qualität, Diskretion und vorausschauendes Handeln.

 8 Tips for Thriving at Work as an Assistant Being an assistant is challenging and exciting, but no one ever said it was easy. The responsibilities can be significant and widely varied. However, there are several things you can do to thrive in your assistant job. Remember that your primary obligation is to help your boss to do well and to look good doing it. Keeping that in mind is the real trick to success as an executive or celebrity assistant. Try these tips to help yourself by helping your boss: 1. View the situation from your boss’s perspective. Look at the challenges your boss faces each day. What can you do to help ease that burden? ● What do they need that they might not even realize? ● By what criteria are they judged? ● What does your boss do well? ● What do they do poorly? ● Somewhere in the middle of all that you can find a place to make yourself more valuable. 2. Overdeliver. Consistently get things done at a higher level than promised and quicker than promised. Give yourself some room to work. If you promise a report by Thursday, but deliver it on Wednesday, you’re a hero. If you promise a report on Tuesday, but deliver it on Wednesday, you’re a bum. ● Underpromise, and it will be easier to make yourself look like a superstar. 3. Focus on making your boss look good. Make your boss look good and they’ll be happy. If the boss is happy, you’ll be happy, too. Avoid doing anything that will embarrass your boss in front of others. Help to hide their weaknesses and allow their strengths to shine. ● Always be aware of how your words and actions reflect on your boss. 4. Request feedback. Find out how you’re doing. Ask if they would like things done a particular way. Ask how they would prefer you do X, Y, and Z. Your boss is certainly busy, but request time each week for a feedback session. 5. Keep your boss informed. Whether things are going well or you’re facing challenges, let your boss know what’s going on. It will either ease their mind or give them a heads up, so they’re not blindsided down the road. Bosses don’t like surprises, so keep them to a minimum. 6. Be discreet. As an assistant, you have access to information that would be quite impressive around the water cooler. You won’t last long if you can’t be discreet and keep a secret. Engaging in gossip might be fun, but it’s never productive. You can only hurt yourself and your boss. 7. Ask your boss for advice. Everyone likes the feeling that comes with being asked for advice. It means that someone values and respects your opinion. Your boss will be more helpful and respectful to you if they view you as a protege. It can help your relationship with your boss and your career. 8. Do more than you’re asked to do. Find ways to help your boss. Executives and celebrities can be incredibly busy. They appreciate all the help they can get. Look for ways to be helpful above and beyond your job description. Take care of your boss, and they’ll take care of you. Remember that you were hired to make your boss’s life easier and to help them get more done. The more effectively you’re able to accomplish that goal, the happier your boss will be with you. You’ll also greatly increase your job security. Help your boss to become a superstar and you’ll be viewed as one, too.

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Entscheidend ist ein klares Rollenverständnis: Die Kernaufgabe besteht darin, die Führungskraft dabei zu unterstützen, zuverlässig gute Ergebnisse zu erzielen und professionell aufzutreten."},{"element":"paragraph","content":"Die folgenden acht Tipps helfen dabei, im Assistenzjob nicht nur „mitzuhalten“, sondern nachhaltig erfolgreich zu arbeiten – mit Fokus auf Zusammenarbeit, Qualität, Diskretion und vorausschauendes Handeln."},{"element":"sectionLevelTwo","content":[{"element":"headline","content":"1) Perspektivwechsel: Anforderungen aus Sicht der Führungskraft verstehen"},{"element":"paragraph","content":"Ein wirksamer Hebel im Assistenzjob ist der Blick auf den Arbeitsalltag der Führungskraft: Welche Entscheidungen stehen an, welche Engpässe treten regelmäßig auf, welche Erwartungen kommen von Stakeholdern? Wer diese Rahmenbedingungen versteht, kann Unterstützung gezielter anbieten und Prioritäten besser einordnen."},{"element":"undefinedList","content":[{"element":"listItem","content":"Welche Herausforderungen prägen den Tag (Zeitdruck, viele Termine, komplexe Abstimmungen)?"},{"element":"listItem","content":"Welche Informationen oder Ressourcen werden benötigt – auch solche, die nicht ausdrücklich angefragt werden?"},{"element":"listItem","content":"Nach welchen Kriterien wird die Führungskraft beurteilt (z. B. 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Das schafft Vertrauen und reduziert Stress auf beiden Seiten."},{"element":"undefinedList","content":[{"element":"listItem","content":"Realistische Zeitpuffer einplanen, bevor ein Termin zugesagt wird."},{"element":"listItem","content":"Liefertermine so setzen, dass eine frühere Abgabe möglich bleibt."},{"element":"listItem","content":"Qualitätskriterien vorab klären (Format, Detailtiefe, Zielgruppe, Entscheidungsvorlage vs. Informationspapier)."}]},{"element":"paragraph","content":"Ein praktisches Prinzip: Lieber konservativ zusagen und zuverlässig früher liefern, als ambitioniert zu versprechen und zu spät zu sein. Pünktlichkeit ist gut – planbare Verlässlichkeit ist besser."}]},{"element":"sectionLevelTwo","content":[{"element":"headline","content":"3) Fokus auf Außenwirkung: Die Führungskraft professionell unterstützen"},{"element":"paragraph","content":"In vielen Assistenzrollen ist die Außenwirkung der Führungskraft ein zentraler Erfolgsfaktor. Dazu gehören klare Kommunikation, gut vorbereitete Termine und ein souveräner Umgang mit Fehlern oder Engpässen. Assistenzarbeit wirkt hier oft im Hintergrund – aber mit großer Wirkung."},{"element":"undefinedList","content":[{"element":"listItem","content":"Handlungen und Formulierungen darauf prüfen, wie sie auf die Führungskraft zurückfallen."},{"element":"listItem","content":"Stärken sichtbar machen (z. B. durch gute Vorbereitung, passende Unterlagen, klare Agenda)."},{"element":"listItem","content":"Schwächen diskret abfedern (z. B. durch Erinnerungen, strukturierte Briefings, saubere Nachbereitung)."},{"element":"listItem","content":"Situationen vermeiden, die die Führungskraft vor anderen in Verlegenheit bringen könnten."}]},{"element":"paragraph","content":"Wichtig ist dabei ein professioneller Rahmen: Unterstützung bedeutet nicht „schönreden“, sondern Voraussetzungen schaffen, damit die Führungskraft ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen kann."}]},{"element":"sectionLevelTwo","content":[{"element":"headline","content":"4) Feedback aktiv einholen: Erwartungen und Arbeitsstil abstimmen"},{"element":"paragraph","content":"Viele Missverständnisse entstehen nicht durch mangelnde Leistung, sondern durch unterschiedliche Erwartungen. Regelmäßiges Feedback hilft, Arbeitsweisen zu synchronisieren: Welche Details sind wichtig? Welche Formate werden bevorzugt? 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Diskretion ist deshalb keine „nette Eigenschaft“, sondern eine berufliche Grundanforderung."},{"element":"undefinedList","content":[{"element":"listItem","content":"Vertrauliche Inhalte nicht im Kollegenkreis teilen – auch nicht „nebenbei“."},{"element":"listItem","content":"Klatsch und Tratsch vermeiden: kurzfristig unterhaltsam, langfristig schädlich."},{"element":"listItem","content":"Dokumente, Kalenderzugänge und Notizen sorgfältig schützen (Zugriffsrechte, Ablage, Bildschirmdisziplin)."}]},{"element":"paragraph","content":"Wer Vertraulichkeit konsequent lebt, schützt nicht nur die Führungskraft, sondern auch die eigene Glaubwürdigkeit und langfristige Beschäftigungsfähigkeit."}]},{"element":"sectionLevelTwo","content":[{"element":"headline","content":"7) Um Rat fragen: Beziehung stärken und Lernkurve erhöhen"},{"element":"paragraph","content":"Viele Führungskräfte reagieren positiv, wenn ihre Erfahrung gezielt abgefragt wird. Das signalisiert Wertschätzung und kann die Zusammenarbeit vertiefen – insbesondere, wenn die Assistenz als verlässliche, lernbereite Unterstützung wahrgenommen wird."},{"element":"undefinedList","content":[{"element":"listItem","content":"Bei neuen Aufgaben nach Vorgehensweisen fragen: „Welche Kriterien sind Ihnen hier wichtig?“"},{"element":"listItem","content":"Entscheidungslogik verstehen: „Woran machen Sie Priorität A gegenüber B fest?“"},{"element":"listItem","content":"Rückblick nutzen: „Was hätte in Situation X besser vorbereitet werden können?“"}]},{"element":"paragraph","content":"So entsteht ein Arbeitsverhältnis, das nicht nur auf Aufgabenabwicklung basiert, sondern auf gemeinsamer Weiterentwicklung und klaren Erwartungen."}]},{"element":"sectionLevelTwo","content":[{"element":"headline","content":"8) Mehrwert schaffen: Über den Auftrag hinaus sinnvoll unterstützen"},{"element":"paragraph","content":"In stark ausgelasteten Rollen (z. B. Executive, Unternehmer, öffentliche Person) ist Entlastung besonders wertvoll. Zusätzliche Unterstützung sollte jedoch nicht beliebig sein, sondern zielgerichtet: Was spart Zeit, reduziert Fehler oder verbessert Entscheidungen?"},{"element":"undefinedList","content":[{"element":"listItem","content":"Wiederkehrende Aufgaben identifizieren und standardisieren (Checklisten, Vorlagen, feste Abläufe)."},{"element":"listItem","content":"Engpässe antizipieren (z. B. Reiseplanung, Terminballungen, Deadlines) und früh gegensteuern."},{"element":"listItem","content":"Informationsaufbereitung verbessern (Kurzbriefings, Zusammenfassungen, klare To-dos nach Meetings)."},{"element":"listItem","content":"Proaktiv kleine Probleme lösen, bevor sie eskalieren (z. B. fehlende Unterlagen, unklare Zuständigkeiten)."}]},{"element":"paragraph","content":"Mehrwert entsteht dort, wo Unterstützung die Führungskraft spürbar handlungsfähiger macht – ohne die eigene Rolle zu überdehnen oder Zuständigkeiten zu verwischen."}]},{"element":"sectionLevelTwo","content":[{"element":"headline","content":"Kurzfazit: Erfolgreiche Assistenz ist strategische Entlastung"},{"element":"paragraph","content":"Wer als Assistenz konsequent aus der Perspektive der Führungskraft denkt, Zusagen verlässlich einhält, proaktiv informiert und Diskretion wahrt, wird als stabiler Erfolgsfaktor wahrgenommen. Je besser die Assistenz die Arbeit der Führungskraft erleichtert und Ergebnisse absichert, desto höher sind Vertrauen, Zusammenarbeit und berufliche Stabilität."}]}]}]}